Wer ein Unternehmen erfolgreich steuern möchte, braucht mehr als Umsatz und Kontostand. Kennzahlen im Unternehmen helfen dabei, wirtschaftliche Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, Kosten zu kontrollieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Zahlen auszuwerten. Entscheidend ist, die richtigen Kennzahlen regelmäßig zu betrachten und miteinander zu vergleichen.
Wir zeigen sieben wichtige Unternehmenskennzahlen, die einen schnellen Überblick über Umsatz, Profitabilität, Kosten, Liquidität und Produktivität ermöglichen.
Warum sind Kennzahlen im Unternehmen wichtig?
Kennzahlen verdichten Unternehmensdaten zu verständlichen Informationen. Sie können beispielsweise zeigen:
- ob das Unternehmen profitabel arbeitet,
- wie sich Kosten entwickeln,
- welche Kunden oder Aufträge wirtschaftlich interessant sind,
- ob ausreichend Liquidität vorhanden ist,
- wie produktiv Mitarbeiter und Prozesse arbeiten.
Besonders aussagekräftig werden Kennzahlen durch Vergleiche: mit dem Vormonat, dem Vorjahr oder der eigenen Planung.
Ein Umsatz von 500.000 Euro klingt beispielsweise zunächst positiv. Waren jedoch 600.000 Euro geplant oder sind die Kosten gleichzeitig deutlich stärker gestiegen, sieht die Situation anders aus.
Deshalb gilt im Controlling: Eine Kennzahl sollte niemals isoliert betrachtet werden.
1. Umsatz
Wie entwickelt sich das Geschäft?
Der Umsatz ist eine der grundlegendsten Kennzahlen im Unternehmen. Er zeigt, welche Erlöse innerhalb eines bestimmten Zeitraums erwirtschaftet wurden.
Umsatz = Verkaufspreis × verkaufte Menge
Beispiel aus der Praxis
Ein Dienstleistungsunternehmen erzielt:
- Januar: 180.000 €
- Februar: 195.000 €
- März: 225.000 €
Der Umsatz steigt innerhalb von zwei Monaten um 25 Prozent.
Das klingt zunächst hervorragend. Sind im gleichen Zeitraum jedoch die Personal- und Fremdleistungskosten um 35 Prozent gestiegen, muss die Entwicklung genauer untersucht werden.
Mehr Umsatz bedeutet deshalb nicht automatisch mehr Gewinn.
2. EBIT-Marge
Wie profitabel arbeitet das Unternehmen?
Die EBIT-Marge zeigt, welcher Anteil des Umsatzes als operatives Ergebnis vor Zinsen und Steuern verbleibt.
EBIT-Marge = EBIT ÷ Umsatz × 100
Beispiel
Ein Unternehmen erzielt:
Umsatz: 2.000.000 €
EBIT: 160.000 €
Die EBIT-Marge beträgt:
160.000 € ÷ 2.000.000 € × 100 = 8 %
Von 100 Euro Umsatz verbleiben somit 8 Euro operatives Ergebnis vor Zinsen und Steuern.
Die Kennzahl ist besonders interessant, wenn Unternehmen wachsen. Denn steigender Umsatz ist nur dann nachhaltig positiv, wenn gleichzeitig eine angemessene Profitabilität erhalten bleibt.
3. Deckungsbeitrag
Welche Aufträge verdienen wirklich Geld?
Der Deckungsbeitrag zeigt, welcher Betrag nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt, um die Fixkosten zu decken und anschließend Gewinn zu erwirtschaften.
Deckungsbeitrag = Umsatz – variable Kosten
Beispiel
Ein Kundenauftrag erzielt einen Umsatz von 50.000 €.
Die direkt zurechenbaren variablen Kosten betragen 28.000 €.
Damit ergibt sich:
50.000 € – 28.000 € = 22.000 € Deckungsbeitrag
Diese Kennzahl ist besonders wichtig bei der Bewertung einzelner Kunden, Produkte, Projekte oder Dienstleistungen.
Ein Kunde kann einen hohen Umsatz generieren und trotzdem wirtschaftlich weniger attraktiv sein, wenn gleichzeitig hohe Personal-, Material- oder Fremdleistungskosten entstehen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:
„Wie viel Umsatz machen wir mit diesem Kunden?“
Sondern:
„Was verdienen wir tatsächlich mit diesem Kunden?“
4. Personalkostenquote
Wie hoch ist der Personalaufwand?
Gerade in Dienstleistungsunternehmen gehören Personalkosten häufig zu den größten Kostenpositionen.
Die Personalkostenquote setzt diese Kosten ins Verhältnis zum Umsatz:
Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Umsatz × 100
Beispiel
Umsatz: 300.000 €
Personalkosten: 135.000 €
Personalkostenquote: 45 %
Im Folgemonat steigt der Umsatz auf 320.000 Euro, gleichzeitig erhöhen sich die Personalkosten auf 160.000 Euro.
Die Quote steigt dadurch auf 50 Prozent.
Obwohl mehr Umsatz erwirtschaftet wurde, hat sich die Kostenstruktur verschlechtert.
Mögliche Ursachen können Überstunden, geringe Auslastung, höhere Fehlzeiten oder eine ineffiziente Einsatzplanung sein.
Eine pauschal optimale Personalkostenquote gibt es allerdings nicht. Entscheidend sind Branche, Geschäftsmodell und insbesondere die Entwicklung im Zeitverlauf.
5. Liquidität
Kann das Unternehmen seine Rechnungen bezahlen?
Gewinn und Liquidität sind nicht dasselbe.
Ein Unternehmen kann auf dem Papier profitabel sein und trotzdem Schwierigkeiten haben, Gehälter, Lieferanten oder andere Verpflichtungen rechtzeitig zu bezahlen.
Ein typisches Beispiel:
Ein Unternehmen stellt im August Rechnungen über 200.000 Euro. Die Kunden bezahlen jedoch erst 30 oder 60 Tage später. Gleichzeitig müssen Löhne, Miete und Lieferanten bereits im August bezahlt werden.
Deshalb sollte neben der Ergebnisentwicklung immer auch die Liquiditätsentwicklung überwacht werden.
Eine einfache Liquiditätsplanung zeigt:
Welche Zahlungen erwarten wir – und welche Zahlungen müssen wir in den kommenden Wochen leisten?
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist diese Betrachtung häufig wichtiger als ein kompliziertes Kennzahlensystem.
6. Forderungslaufzeit
Wie schnell bezahlen die Kunden?
Direkt mit der Liquidität verbunden ist die Frage, wie lange Kunden benötigen, um Rechnungen zu bezahlen.
Dafür kann beispielsweise die Kennzahl Days Sales Outstanding (DSO) verwendet werden.
Steigt die durchschnittliche Forderungslaufzeit beispielsweise von 30 auf 45 Tage, bedeutet das: Das Unternehmen muss seine laufenden Kosten durchschnittlich 15 Tage länger vorfinanzieren.
Bei einem durchschnittlichen Tagesumsatz von 10.000 Euro können zehn zusätzliche Tage rechnerisch bereits rund 100.000 Euro zusätzlich gebundenes Kapital bedeuten.
Ein funktionierendes Forderungsmanagement kann deshalb die Liquidität verbessern, ohne dass dafür zusätzlicher Umsatz notwendig ist.
7. Produktivität
Wie effizient arbeitet das Unternehmen?
Produktivität setzt die erbrachte Leistung ins Verhältnis zum notwendigen Ressourceneinsatz.
Welche Kennzahl sinnvoll ist, hängt vom Unternehmen ab.
Beispiele sind:
- Umsatz je Mitarbeiter,
- Aufträge je Arbeitsstunde,
- produzierte Einheiten je Stunde,
- fakturierbare Stunden je Mitarbeiter.
Beispiel aus der Praxis
Ein Bereich bearbeitet im Januar:
10.000 Einheiten mit 1.000 Arbeitsstunden.
Das entspricht:
10 Einheiten je Arbeitsstunde.
Im Februar werden 11.000 Einheiten mit 1.250 Arbeitsstunden bearbeitet.
Die Produktivität sinkt damit auf:
8,8 Einheiten je Arbeitsstunde.
Obwohl insgesamt mehr produziert wurde, ist die Produktivität gesunken.
Genau solche Entwicklungen können unentdeckt bleiben, wenn ausschließlich Umsatz oder Gesamtleistung betrachtet werden.
Kennzahlen im Unternehmen richtig miteinander verbinden
Die größte Aussagekraft entsteht nicht durch eine einzelne Kennzahl, sondern durch das Zusammenspiel mehrerer Werte.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen steigert seinen Monatsumsatz von 400.000 auf 440.000 Euro.
Das entspricht einem Wachstum von 10 Prozent.
Gleichzeitig entwickelt sich jedoch:
Personalkostenquote: von 42 % auf 48 %
EBIT-Marge: von 9 % auf 5 %
Forderungslaufzeit: von 35 auf 49 Tage
Der Umsatz wächst – gleichzeitig verschlechtern sich Profitabilität und Liquidität.
Wer ausschließlich den Umsatz betrachtet, könnte die Entwicklung positiv bewerten. Ein strukturiertes Controlling zeigt dagegen frühzeitig, dass Handlungsbedarf besteht.
Welche Kennzahlen braucht mein Unternehmen?
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben KPIs.
Ein Produktionsbetrieb benötigt andere Kennzahlen als ein Handwerksbetrieb, Logistikunternehmen oder Beratungsunternehmen.
Wichtig ist deshalb ein Kennzahlensystem, das zum eigenen Geschäftsmodell passt.
Dabei gilt:
Fünf bis zehn regelmäßig analysierte Kennzahlen sind häufig wertvoller als ein Dashboard mit 50 KPIs, aus denen keine Entscheidungen entstehen.
Für jede Kennzahl sollte klar definiert sein:
- Was wird gemessen?
- Woher stammen die Daten?
- Welcher Zielwert gilt?
- Wie entwickelt sich die Kennzahl?
- Warum entstehen Abweichungen?
- Welche Maßnahmen werden daraus abgeleitet?
Fazit: Die richtigen Kennzahlen schaffen Transparenz
Kennzahlen im Unternehmen helfen dabei, wirtschaftliche Entwicklungen messbar zu machen und Entscheidungen auf eine belastbare Grundlage zu stellen.
Umsatz zeigt die Entwicklung des Geschäfts. Die EBIT-Marge macht Profitabilität sichtbar. Der Deckungsbeitrag hilft bei der Bewertung von Kunden und Aufträgen. Die Personalkostenquote zeigt Veränderungen in der Kostenstruktur. Liquidität und Forderungslaufzeiten machen finanzielle Risiken sichtbar. Produktivitätskennzahlen zeigen, wie effizient Ressourcen eingesetzt werden.
Entscheidend ist jedoch nicht, möglichst viele Zahlen zu sammeln.
Gutes Controlling bedeutet, die richtigen Zahlen zu kennen, Abweichungen zu verstehen und daraus konkrete Entscheidungen abzuleiten.
Die Captilia Group unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen beim Aufbau transparenter Controlling-Strukturen, aussagekräftiger Kennzahlen sowie verständlicher KPI-, Reporting- und Dashboard-Lösungen.
Bildquelle: https://www.scopevisio.com/blog/controlling/controlling-kennzahlen/
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