Personalkosten analysieren bedeutet weit mehr, als am Monatsende die Lohn- und Gehaltskosten zu betrachten. Gerade in personalintensiven Unternehmen entscheiden Auslastung, Produktivität, Überstunden und Fehlzeiten maßgeblich darüber, ob vorhandene Mitarbeiterkapazitäten wirtschaftlich eingesetzt werden.
Steigt die Personalkostenquote, wird schnell vermutet, dass die Personalkosten zu hoch sind. Doch das muss nicht stimmen. Auch ein sinkender Umsatz, eine geringere Auslastung oder ineffiziente Prozesse können dafür verantwortlich sein.
Wer Personalkosten richtig analysieren möchte, sollte deshalb verschiedene Kennzahlen miteinander verbinden.
In diesem Beitrag zeigen wir sieben wichtige Kennzahlen und Faktoren, mit denen Unternehmen ihre Personalkosten besser verstehen und steuern können.
Warum sollten Unternehmen ihre Personalkosten analysieren?
Personalkosten gehören in vielen Unternehmen zu den größten laufenden Kosten. Trotzdem sagt ihre absolute Höhe zunächst wenig über die Wirtschaftlichkeit aus.
100.000 Euro Personalkosten können bei einem entsprechenden Umsatz und einer hohen Produktivität vollkommen angemessen sein. Bei geringer Auslastung können dieselben Personalkosten dagegen zu einer erheblichen Belastung werden.
Eine gute Personalkostenanalyse betrachtet deshalb nicht nur:
„Wie viel kostet unser Personal?“
Viel wichtiger ist die Frage:
„Welche wirtschaftliche Leistung erzielen wir mit den vorhandenen Personalkapazitäten?“
Wer seine Personalkosten analysieren möchte, sollte deshalb Kosten und operative Leistung gemeinsam betrachten.
1. Personalkostenquote richtig analysieren
Die Personalkostenquote ist eine der bekanntesten Kennzahlen im Personalcontrolling. Sie zeigt, welcher Anteil des Umsatzes für Personal aufgewendet wird.
Die vereinfachte Berechnung lautet:
Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Umsatz × 100
Ein einfaches Praxisbeispiel
Ein Unternehmen erzielt einen monatlichen Umsatz von 500.000 Euro und hat Personalkosten von 200.000 Euro.
Die Personalkostenquote beträgt:
40 Prozent.
Im nächsten Monat sinkt der Umsatz auf 450.000 Euro. Die Personalkosten bleiben nahezu unverändert.
Dadurch steigt die Personalkostenquote auf rund 44 Prozent.
Die Quote hat sich also verschlechtert, obwohl die Personalkosten selbst kaum gestiegen sind.
Das zeigt einen wichtigen Punkt:
Eine steigende Personalkostenquote bedeutet nicht automatisch, dass die Personalkosten zu hoch sind.
Die Ursache kann ebenso beim Umsatz oder bei der Auslastung liegen.
Deshalb sollten Unternehmen ihre Personalkostenquote immer im Monats-, Vorjahres- und Planvergleich betrachten.
2. Umsatz pro Mitarbeiter im Blick behalten
Wer Personalkosten analysieren möchte, sollte auch betrachten, welcher Umsatz mit den vorhandenen Personalkapazitäten erwirtschaftet wird.
Eine einfache Kennzahl dafür ist:
Umsatz pro Mitarbeiter = Umsatz ÷ Anzahl der Mitarbeiter
Sinkt der Umsatz pro Mitarbeiter über mehrere Monate, sollte die Ursache untersucht werden.
Mögliche Gründe können sein:
- geringere Auftragsmengen,
- saisonale Schwankungen,
- fehlende Auslastung,
- zusätzliche Mitarbeiter in der Einarbeitung,
- veränderte Verkaufspreise oder
- ineffiziente Prozesse.
Auch hier gilt: Ein sinkender Wert ist zunächst ein Hinweis und keine fertige Diagnose.
Ein Unternehmen kann beispielsweise bewusst zusätzliche Mitarbeiter einstellen, weil in den kommenden Monaten Wachstum erwartet wird. Kurzfristig sinkt dadurch der Umsatz pro Mitarbeiter, obwohl die Entscheidung strategisch sinnvoll sein kann.
Entscheidend ist deshalb immer der Zusammenhang zwischen Kennzahl und betrieblicher Entwicklung.
3. Produktivität der Mitarbeiter analysieren
Personalkosten und Produktivität gehören unmittelbar zusammen.
Ein Unternehmen kann stabile Personalkosten haben und trotzdem wirtschaftlich schlechter arbeiten, wenn für dieselbe Leistung zunehmend mehr Arbeitszeit benötigt wird.
Je nach Geschäftsmodell können unterschiedliche Produktivitätskennzahlen sinnvoll sein:
- bearbeitete Aufträge pro Stunde,
- produzierte Einheiten pro Stunde,
- Umsatz pro Arbeitsstunde,
- fakturierbare Stunden,
- bearbeitete Positionen pro Mitarbeiter,
- abgeschlossene Projekte.
Ein Beispiel aus einem operativen Bereich:
Werden normalerweise zehn Einheiten pro Arbeitsstunde bearbeitet und dieser Wert sinkt dauerhaft auf acht Einheiten, sollte die Ursache untersucht werden.
Das bedeutet nicht automatisch, dass Mitarbeiter schlechter arbeiten.
Mögliche Ursachen können auch fehlendes Material, unnötige Laufwege, Wartezeiten, technische Störungen, schlechte Planung oder zusätzliche Prozessschritte sein.
Genau deshalb ist die Produktivität eine wichtige Ergänzung, wenn Unternehmen ihre Personalkosten richtig analysieren wollen.
4. Personalkosten und Auslastung vergleichen
Eine hohe Personalkostenquote kann auch durch eine geringe Auslastung entstehen.
Das ist besonders bei Dienstleistungsunternehmen, projektorientierten Betrieben und Unternehmen mit stark schwankender Auftragslage relevant.
Mitarbeiterkapazitäten stehen zur Verfügung und verursachen Kosten – unabhängig davon, ob ausreichend Arbeit vorhanden ist.
Sinkt die Auslastung, verteilen sich die Personalkosten auf weniger produktive Leistung.
Ein typisches Beispiel:
Ein Unternehmen verfügt über ausreichend Mitarbeiter für seine normale Auftragslage. Innerhalb weniger Wochen sinkt jedoch das Auftragsvolumen deutlich.
Die Personalkosten verändern sich zunächst kaum. Gleichzeitig sinken Umsatz und produktive Stunden.
Die Folge: Die Personalkostenquote steigt.
Wer ausschließlich die Quote betrachtet, könnte daraus schließen, dass zu viel Personal vorhanden ist.
Die eigentliche Ursache liegt jedoch möglicherweise bei einer vorübergehend niedrigen Auslastung.
Deshalb sollten Unternehmen Personalkosten und Auslastung immer gemeinsam betrachten.
5. Überstunden als Kostenfaktor erkennen
Überstunden können kurzfristig sinnvoll sein.
Ein Großauftrag, saisonale Spitzen oder ein unerwartet hoher Auftragseingang können zusätzliche Arbeitsstunden erforderlich machen.
Problematisch wird es, wenn Überstunden dauerhaft zum normalen Betriebsablauf gehören.
Wer seine Personalkosten analysieren möchte, sollte deshalb auch die Entwicklung der Überstunden beobachten.
Interessant sind dabei insbesondere folgende Fragen:
- In welchen Bereichen entstehen Überstunden?
- Treten sie regelmäßig auf?
- Steigt gleichzeitig die erbrachte Leistung?
- Werden Überstunden durch Fehlzeiten verursacht?
- Sind Arbeitsaufgaben ungleich verteilt?
- Gibt es Probleme bei der Personaleinsatzplanung?
Steigen Überstunden und Leistung gleichzeitig, kann eine hohe Auftragslage die Ursache sein.
Steigen dagegen die Überstunden, während Umsatz und Produktivität nahezu unverändert bleiben, sollte genauer hingeschaut werden.
Dann können beispielsweise ineffiziente Prozesse oder eine ungünstige Einsatzplanung dahinterstecken.
6. Fehlzeiten bei der Personalkostenanalyse berücksichtigen
Auch Fehlzeiten haben Einfluss auf die wirtschaftliche Nutzung von Personalkapazitäten.
Fällt ein Mitarbeiter aus, verschwindet die notwendige Arbeit in der Regel nicht.
Andere Mitarbeiter übernehmen zusätzliche Aufgaben, es entstehen Überstunden oder externe Unterstützung wird benötigt.
Dadurch können neben den direkten Personalkosten weitere Kosten entstehen.
Interessant wird deshalb nicht nur die reine Fehlzeitenquote.
Unternehmen sollten zusätzlich beobachten, ob parallel:
- Überstunden steigen,
- Fremdpersonal eingesetzt wird,
- Produktivität sinkt,
- Termine nicht eingehalten werden oder
- vorhandene Mitarbeiter stärker belastet werden.
So lassen sich Zusammenhänge erkennen, die bei einer isolierten Betrachtung der Personalkosten verborgen bleiben würden.
7. Personalkosten pro produktiver Stunde analysieren
Eine besonders interessante Kennzahl verbindet die Personalkosten direkt mit der tatsächlich produktiv eingesetzten Arbeitszeit.
Die Berechnung lautet:
Personalkosten pro produktiver Stunde = Personalkosten ÷ produktive Arbeitsstunden
Angenommen, ein Bereich verursacht monatliche Personalkosten von 60.000 Euro und erreicht 2.400 produktive Arbeitsstunden.
Das entspricht:
25 Euro Personalkosten pro produktiver Stunde.
Sinken die produktiven Stunden bei gleichbleibenden Personalkosten, steigen automatisch die Kosten pro produktiver Stunde.
Genau hier wird sichtbar, warum eine reine Betrachtung der monatlichen Personalkosten nicht ausreicht.
Die Kosten können unverändert bleiben und gleichzeitig kann sich die Wirtschaftlichkeit verschlechtern.
Diese Kennzahl eignet sich besonders für Unternehmen, bei denen Arbeitszeit einen wesentlichen Bestandteil der Leistungserbringung darstellt.
Personalkosten analysieren: Das Gesamtbild entscheidet
Die wichtigste Erkenntnis einer guten Personalkostenanalyse lautet:
Keine Kennzahl sollte allein betrachtet werden.
Stellen wir uns beispielsweise folgende Situation vor:
Der Umsatz eines Unternehmens sinkt. Gleichzeitig bleiben die Personalkosten nahezu unverändert. Die Personalkostenquote steigt und die Auslastung geht zurück.
Ist das Personal plötzlich zu teuer geworden?
Nicht unbedingt.
Möglicherweise liegt das eigentliche Problem in einer schwächeren Auftragslage.
Ein anderes Unternehmen verzeichnet dagegen steigende Umsätze und gleichzeitig deutlich mehr Überstunden. Trotzdem sinkt die Produktivität.
Hier könnte die Ursache beispielsweise in ineffizienten Prozessen oder einer schlechten Einsatzplanung liegen.
Genau deshalb sollte eine aussagekräftige Analyse verschiedene Informationen miteinander verbinden:
Personalkosten + Umsatz + Auslastung + Produktivität + Überstunden + Fehlzeiten
Erst daraus entsteht ein Gesamtbild.
Personalkosten senken ist nicht immer die richtige Lösung
Bei steigenden Personalkosten entsteht schnell der Gedanke, Kosten reduzieren zu müssen.
Doch Personalkosten senken und Personalkosten optimieren sind zwei unterschiedliche Dinge.
Personalabbau kann eine Kostenposition kurzfristig reduzieren. Fehlen anschließend jedoch Kapazitäten, entstehen möglicherweise Überstunden, Qualitätsprobleme, Lieferverzögerungen oder zusätzliche Kosten für externe Unterstützung.
Die bessere Frage lautet deshalb:
Wo entstehen Kosten, ohne dass entsprechende Wertschöpfung entsteht?
Möglicherweise liegt das Potenzial nicht beim Personalbestand selbst, sondern bei:
- Wartezeiten,
- unnötigen Prozessschritten,
- schlechter Einsatzplanung,
- geringer Auslastung,
- fehlender Standardisierung,
- Doppelarbeiten oder
- administrativen Tätigkeiten.
Gutes Controlling sucht deshalb zunächst nach der Ursache, bevor Maßnahmen beschlossen werden.
Wie oft sollten Unternehmen ihre Personalkosten analysieren?
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist eine monatliche Personalkostenanalyse sinnvoll.
Dabei sollte nicht nur der aktuelle Monat betrachtet werden.
Besonders hilfreich sind:
Vormonatsvergleich:
Wie haben sich die Kennzahlen kurzfristig verändert?
Vorjahresvergleich:
Gibt es saisonale Unterschiede oder längerfristige Entwicklungen?
Soll-Ist-Vergleich:
Entsprechen Personalkosten und Produktivität der Planung?
Trendbetrachtung:
Entsteht über mehrere Monate eine positive oder negative Entwicklung?
In personalintensiven Unternehmen können operative Kennzahlen wie Auslastung, Produktivität oder Überstunden zusätzlich wöchentlich überwacht werden.
So lassen sich Veränderungen erkennen, bevor sie sich deutlich auf das Unternehmensergebnis auswirken.
Welche Kennzahlen sind für die Personalkostenanalyse wichtig?
Nicht jedes Unternehmen benötigt dasselbe Kennzahlensystem.
Für einen ersten Überblick können jedoch insbesondere folgende Kennzahlen sinnvoll sein:
- Personalkostenquote
- Umsatz pro Mitarbeiter
- Produktivität
- Auslastung
- Überstunden
- Fehlzeiten
- Personalkosten pro produktiver Stunde
Welche davon tatsächlich relevant sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell ab.
Ein Produktionsunternehmen benötigt andere operative Kennzahlen als ein Beratungsunternehmen, ein Handwerksbetrieb oder ein Logistikdienstleister.
Deshalb gilt:
Wenige relevante Kennzahlen, die regelmäßig analysiert werden, sind wertvoller als ein umfangreiches Reporting ohne konkrete Aussage.
Häufige Fragen zur Personalkostenanalyse
Was gehört alles zu den Personalkosten?
Zu den Personalkosten gehören nicht nur Löhne und Gehälter. Je nach Betrachtung werden beispielsweise auch Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Sonderzahlungen und weitere personalbezogene Aufwendungen berücksichtigt.
Wichtig ist vor allem, dass Unternehmen für ihre internen Vergleiche eine einheitliche Definition verwenden.
Wie hoch sollte die Personalkostenquote sein?
Eine allgemein gültige optimale Personalkostenquote gibt es nicht.
Die Höhe hängt stark von Branche, Geschäftsmodell und Wertschöpfung ab. Ein personalintensiver Dienstleister hat typischerweise eine andere Kostenstruktur als ein Handels- oder Produktionsunternehmen.
Wichtiger als ein pauschaler Richtwert ist deshalb die Entwicklung der eigenen Personalkostenquote.
Warum steigt die Personalkostenquote?
Eine steigende Personalkostenquote kann verschiedene Ursachen haben.
Dazu gehören höhere Löhne und Gehälter, zusätzliche Mitarbeiter oder Überstunden. Sie kann aber ebenso entstehen, wenn der Umsatz sinkt oder vorhandene Kapazitäten schlechter ausgelastet werden.
Deshalb sollte bei Veränderungen immer eine Ursachenanalyse erfolgen.
Wie kann man Personalkosten optimieren?
Personalkosten lassen sich nicht nur durch Kostensenkungen optimieren.
Auch eine bessere Auslastung, effizientere Prozesse, weniger Wartezeiten, eine bessere Einsatzplanung oder eine höhere Produktivität können die Wirtschaftlichkeit verbessern.
Fazit: Personalkosten analysieren statt nur Personalkosten betrachten
Personalkosten analysieren bedeutet nicht, lediglich Löhne und Gehälter miteinander zu vergleichen.
Entscheidend ist die Frage, welche wirtschaftliche Leistung mit den vorhandenen Personalkapazitäten erzielt wird.
Personalkostenquote, Umsatz pro Mitarbeiter, Produktivität, Auslastung, Überstunden und Fehlzeiten liefern dafür wichtige Informationen.
Erst wenn diese Kennzahlen miteinander verbunden werden, lassen sich Ursachen erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.
Eine steigende Personalkostenquote bedeutet deshalb nicht automatisch, dass Personal zu teuer ist. Ebenso bedeutet eine Kostensenkung nicht automatisch eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.
Gutes Controlling macht nicht nur Kosten sichtbar. Es zeigt, warum sie entstehen und wie wirtschaftlich die vorhandenen Ressourcen eingesetzt werden.
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